Ferramentas para causar impacto

Posted Monday, December 28th, 2015

Uma matriz de planejamento zoada

Planejando para causar impacto

Todo mundo deseja causar mais impacto com suas ações porém as vezes nós não possuímos as ferramentas necessárias para gerenciarmos esses processos. Os Mozillians são muito bons em causar impacto como pode ser visto em nossas ações ao redor do mundo. Neste breve post vamos adicionar uma ferramenta extra na nossa coleção. Ela servirá para desmembrar nosso desejo de causar impacto em pedacinhos pequenos, mensuráveis e metrificáveis. Existem inúmeras metodologías e ferramentas que podemos utilizar, essa é apenas mais uma que você pode adaptar para o seu uso pessoal.

A vantagem principal de utilizar essa ferramenta é que além dela te ajudar a planejar as ações com o foco no impacto que você deseja causar, ela também te ajuda a entender se você conseguiu ou não atingir o seu objetivo. Neste sentido, ela não é boa somente para suas ações futuras mas também para suas métricas. O time de participação utiliza OKRs para o seu planejamento e esses podem ser facilmente extraídos a partir dessas matrizes :-)

Matrizes de planejamento

A ferramenta apresentada aqui é chamada de Matriz Lógica de Planejamento mas iremos nos referir à ela como matriz de planejamento para ficar mais simples. Ela é uma adaptação de outras matrizes mais complexas utilizadas no ITS Rio (Instituto de Tecnologia e Sociedade do Rio de Janeiro) para a nossa comunidade.

Essas matrizes (como todas as outras) possui colunas e linhas. Cada linha lista um objetivo futuro (impacto) e as colunas listam ações, metadados, métricas e indicadores relacionados ao objetivo da linha. Essa matriz, quando preparada de forma cuidadosa, é uma forma muito boa de visualizar os seus planos e objetivos.

Matriz de Planejamento Simples (3 colunas)

Vamos começar com a matriz que possui 3 colunas. Abaixo temos um fragmento de uma matriz utilizada em um evento de tecnologia aqui no Brasil.

| Objetivo | Ação | Indicador de Sucesso | |—————————————————————————————————|————————————————-|————————————————————————————————| | Conscientizar as pessoas que a Mozilla promove os esforços da comunidade e está presente no evento e na região. | Ter nossa marca exibida pelo evento todo. | Pessoas envolvidas com a gente para falar sobre Mozilla. | | Mostrar à comunidade que a Mozilla está presente na região Nordeste. Tornar as pessoas conscientes de nossos projetos e ferramentas recentes | A nossa marca e nome em artigos de jornal e TV | Mais pessoas que querem conversar conosco e saber mais sobre os nossos projetos na região. | | Estabelecer a Mozilla como especialista em desenvolvimento web | Nossa palestra no evento | Pessoas falando no evento e nas redes sociais sobre o nosso tema. | | Tornar as pessoas conscientes de nossos projetos recentes e novas ferramentas | Demos no nosso stand | Aumentar os downloads do Firefox para Android, Firefox Developer Edition and Firefox para iOS. | | Recrutar novos voluntários | Demos no nosso stand | Novas pessoas da região entrando na nossa lista de email da comunidade | | Recrutar novos voluntários | Ministrar uma oficina | Novas pessoas da região inscritas na nossa lista de email da comunidade |

Nesta versão, as colunas são:

Objetivo: O objetivo daquela ação. Neste caso, a matriz era relacionada à um evento.
Ação: Qual ação que leva rumo ao objetivo? Se existir mais de uma ação que leve para o mesmo objetivo então use multiplas linhas.
Indicador de Sucesso: Como vamos medir o nosso sucesso, ou, quais as conseqüências positivas dos nossos atos? Essa é a coluna relacionada à métricas onde colocamos formas tangíveis de mensurar se atingimos nosso objetivo ou não.

Essa é uma matriz muito simples porém se planejada com o devido cuidado, é uma ferramenta muito poderosa para a visualização de estratégias. Você pode utilizá-la tanto para “eventos isolados” como para planejar a estratégia da sua comunidade para os próximos seis meses. Qual abrangente ou específico você deseja ser é apenas uma questão de foco. Podemos inclusive utilizar mais de uma matriz, onde uma é sua visão mais abrangente contendo seu planejamento à médio prazo e outras matrizes com visão mais focadas para eventos, ações e projetos que contribuam com essa sua visão mais ampla.

Matriz de Planejamento Complexa (6 colunas)

Vamos agora apresentar uma matrix mais complexa, ou completa, que você pode utilizar para planejar suas ações. Abaixo temos um fragmento de uma versão antiga da matriz de planejamento do Rio Mozilla Club (essa versão foi feita antes da criação do projeto dos Mozilla Clubs e portanto nossas atividades eram nomeadas como experimentos de Webmaker).

| Objetivo Específico | Resultado Específico | Estratégia | Metas & Indicadores | Atividades | Orçamento | |————————————————————————————————————————|—————————————————-|———————————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————|———| | O1: Revitalizar Lan Houses em espaços comunitários voltados para a criação e aprendizagem de novas habilidades digitais independentes | Criar uma rede de makerspaces nas lan houses. | Criar uma rede Lan House unindo proprietários, usuários e grupos locais WebMaker. Devemos nos esforçar para fazer essas redes locais serem auto-sustentáveis (aka não dependente ou preso à nós) | Proprietários de Lan House organizando um evento distribuído e paralelo promovendo assim a sua independência e habilidade de se auto-organizar e contribuir com os outros. | • Mapear e promover o potencial da rede de Lan Houses

• Identificar as possibilidades e dificuldades das Lan Houses do Rio (relatório da Laura) | - | | O2: Alterar o perfil do usuário de um consumidor de mídia para um criador web. | Usuários habilitados e capazes de criar conteúdo da web. | • Promover e difundir o conhecimento sobre a cultura maker.

• Oferecer oficinas onde os usuários adquirirem novas habilidades digitais e confiança. | A pesquisa de campo feita com proprietários Lan House focada nos participantes das oficinas onde pretendemos verificar que 60% dos usuários se sentem capazes de produzir conteúdo na web e que pelo menos 4 usuários criaram novos conteúdos web fora dos workshops. | Promover eventos e oficinas do Webmaker. | - |

Essa é uma matrix mais complexa com um controle mais preciso sobre as colunas:

Objetivo Específico: O que queremos alcançar? Essa coluna é análoga a da matriz de 3 colunas porém ela deve listar objetivos bem específicos, não existe espaço aqui para declarações vagas como por exemplo: manter a Web livre e aberta.
Resultado Específico: Como teremos certeza que atingimos nosso objetivo? Qual é a nossa conseqüência positiva, o nosso sucesso?
Estratégia: Como vamos chegar lá? De que forma, com quais ações, saímos de ter um objetivo para alcançar nosso objetivo.
Metas & Indicadores: O que iremos entregar de forma SMART (Específica, mensurável, ambiciosa, responsável e com limite de tempo)? Essa coluna é uma das mais difíceis pois não basta termos alguns indicadores de sucesso mas sim indicadores de sucesso mensuráveis, algo que possamos colocar em forma numérica e plotarmos em gráficos para visualizarmos quão bem ou mal sucedidos nós fomos. A parte principal é que nossas metas e indicadores devem possuir o máximo das qualidades listadas acima entre parênteses quanto possível.
Atividades: Descrevemos quais os passos principais e o caminho para alcançarmos cada objetivo.
Orçamento: Quando custa para realizarmos o objetivo da linha.

Essa matriz é um pouco mais complexa para construir porém oferece mais informações para a visualização e planejamento de estratégias. Além disso, ela fornece boas informações numéricas para gráficos e relatórios e ainda ajuda na alocação de recursos financeiros. Com essa versão, você pode plotar gráficos e ajustar suas estratégia de acordo com os resultados aparentes.

Semeando sua matriz de planejamento

Na minha opinião, você não constrói matrizes de planejamento. Essas matrizes são como organismos vivos que mudam e amadurecem com o tempo e são produto de muitas mãos. Na minha opinião pessoal, matrizes de planejamento são como plantinhas que você cuida e vê crescer.

Passo #1: Visualizando seus objetivos gerais

O primeiro passo é decidir se você prefere uma matriz de 3 ou 6 colunas ou se vai fazer um remix com um outro número de colunas que faça sentido para sua forma de trabalhar. Depois disso você precisa decidir com sua equipe quais são os seus objetivos gerais. Esses não são os objetivos que entram na matriz, eles servem como uma forma de visualização ampla do que vocês planejam alcançar.

Passo #2: Objetivos e Resultados, vamos por partes!

Pegue seus objetivos gerais e os quebre em objetivos específicos. Por exemplo, se o objetivo geral for fazer pizza então quebre ele em coisas como conseguir os ingredientes, preparar a massa, esquentar o forno, etc.

Depois de decidir quais os seus objetivos específicos, identifique quais os resultados específicos que são os pares de cada objetivo. É bastante fácil de encontrar esses resultados porém essa é uma parte importante para a visualização do processo então faça isso com bastante cuidado e veja se os seus resultados podem ser melhorados.

Passo #3: Estratégias, ou planos A, B até o Z

Agora é o momento de gastar muito tempo pensando nas suas estratégias incluíndo planos A, B e até o Z. Não é o suficiente falar coisa como Vamos para a França e pensar que sua estratégia é Pegaremos um avião. Aonde você pegará o tal avião? E se estiver com overbook? Quem precisa de visto? Alguém fala Francês no seu time? Quanto mais perguntas você fizer e mais respostas você conseguir, melhor fica o seu planejamento!

Não se apoie em uma única estratégia, não coloque todos os ovos no mesmo cesto, você precisa de planos alternativos tanto para os pontos importantes da sua estratégia como também para a estratégia em sí. Se o seu objetivo é chegar na França e sua estratégia depende de aviões e todos eles estão impossibilitados de decolar então o que você faz? Será que dá para pegar um trem? Barco? Existe mais de uma maneira de se alcançar os seus objetivos específicos, identifique como! Esse é um passo que não importa quanto tempo você utilize, você sempre poderá utilizar um pouquinho mais.

Passo #4: Sendo SMART!

Esse acrônimo só funciona em Ingles. Ele quer dizer Specific, Mensurable, Ambitious, Responsible e Time Bound. Não achei uma versão fofinha desse acrônimo pra usar.

De posse dos seus objetivos, resultados e estratégias é hora de achar suas metas e indicadores SMART (argh, EMARLT não funciona como acrônimo então vai SMART mesmo). Vamos explicar o que queremos dizer com ~~EMARLT~~, digo, SMART.

Específico: Um indicador/meta que precisa ser bastante focado com um escopo muito bem definido.
Mensurável: Precisa ser algo que você possa mensurar. Não utilize coisa tipo ter usuários felizes pois é meio impossível de mensurar isso, utilize algo como ter uma resposta positiva na pesquisa pós-evento com aprovação por 70% dos nossos usuários participantes.
*A*mbicioso: Quer ir pra Lua? Ok, mas planeje direitinho a viagem! Se você planejar ter um impacto galático e conseguir somente um impacto planetário já estará bom para caramba! As pessoas continuam felizes! Não atingir suas metas não significa falhar porém planejar almejando resultado extremamente fáceis e conservadores não irá realizar todo o seu potencial! Você pode mais do que imagina, você é incrível!
Responsável: Esse tem um significado duplo! Ele serve tanto para identificar quem ou qual grupo será responsável por essa meta ou indicador mas também para garantir que sua meta ou indicador é algo responsável. Se o seu indicador é ter 300 novas traduções de artigos da MDN até o final da semana e você alcança isso explorando voluntários até a exaustão, você não está sendo responsável. Planeje suas metas e indicadores de forma saudável e então delegue para alguém.
Com limite de Tempo: Esse critério é para impedir coisas tipo e viveram felizes para sempre. Suas metas e indicadores devem ter uma data na qual você poderá mensurar se eles foram atingidos ou não. Sem limite de tempo, as coisas se alongam para sempre (basta ver a velocidade geológica de avanço de qualquer obra pública no Brasil).

Passo #5: Atividades e Orçamento

Tudo que resta agora é o planejamento dos detalhes sobre quais ações serão tomadas e quem fará o que. Use quanto tempo for necessário para descrever o mais exato possível o caminho utilizado para alcançar suas estratégias com ações, atividades e checkpoints bem definidos. Se o seu objetivo é ir até a França então neste passo você planeja todas as suas ações até chegar lá e quanto custa cada ação.

Por exemplo: Se estamos construindo uma matriz cujo objetivo geral é expandir a alfabetização Web no Brasil e tem como um dos objetivos específicos ensinar as pessoas o por que a alfabetização Web é importante então poderíamos planejar ações como posts em blogs, artigos em jornais e revistas, artigos em sites de terceiros, oficinas em eventos grandes relacionados a tecnologia e divulgação dos nossos temas dentro de comunidades de desenvolvimento.

Algumas ações/atividades não terão necessidade de orçamento porém todas as atividades devem ter alguém responsável por elas. Você sempre precisa de um nome ou um grupo de pessoas que você possa entrar em contato e descobrir o status de uma ação ou atividade. Você NÃO pode colocar todo o seu time como responsável coletivo por algo, isso não funciona. Todos podem agir em prol da atividade e dividir as tarefas mas uma pessoa ou um subgrupo pequeno do seu grupo deve ficar responsável. Não caia na armadilha de muito cacique para pouco índio.

Passo #6: iteração ao longo do tempo! (aka nenhum plano é perfeito, ou, o capitão disse pra mudar o rumo!)

Quando estamos criando uma matriz para planejamento de longo prazo para nossas comunidades locais, Mozilla Clubs ou projetos pessoais, veremos que em alguns casos a realidade começa a destoar dos sonhos e ilusões que você espalhou pela sua matriz. As coisas mudam, estratégias falham, atividades acabam sendo muito mais sensacionais que o esperado. A única coisa que eu posso te garantir é que em algum lugar da sua matrix existirá pelo menos um item que precisará de uma mudança após o seu plano ser posto em uso.

Matrizes de planejamento não são um contrato! Elas não são algo gravado em pedra que não pode ser modificado com o passar do tempo. As vezes você será ultra-otimista em sua matriz e perceberá que o que você pensou que era uma ida até a Lua era na verdade uma ida até Andromeda (e também impossível). Em outros momentos você será super-pessimista e começará a ultrapassar todas as suas metas e indicadores com tanto sucesso que eles não serão mais úteis. Na maioria dos casos, o que acontece é uma combinação desses dois cenários onde partes da sua matriz estão otimistas demais e outras partes pessimistas demais. Seja lá qual for o caso, você pode dar um passo para trás e revisar a sua matriz.

Pense em um rio com uma margem sendo o sucesso e a outra sendo o desastre. Sua matriz é como um barquinho que navega bem no meio desse rio, para que a tripulação possa visualizar ambas margens com igual facilidade. Se o seu barco simplesmente aponta para uma margen e sai pulando para fora do rio igual um coelho doido então é hora de dar um passo pra trás e construir um rio novo em volta do seu barco… err… não é a melhor analogia mas acho que você entendeu.

De qualquer jeito, as estratégias e objetivos evoluem com o tempo, como por exemplo, quando você percebe que o que você estava fazendo era desenvolvimento de lideranças comunitárias e não simplesmente empoderamento de pessoas com novas habilidades digitais. Conforme o tempo passa e você visualiza constantemente o seu planejamento executando suas estratégias, você desenvolve uma nova compreensão sobre os seus objetivos e planos e isso pode causar uma mudança na sua matriz.

Modificar uma matriz não é sinal de fracasso, é apenas uma nova compreensão sobre a realidade enfrentada pelo seu time. É apenas uma correção de curso, todos os aviões e navios fazem isso apesar dos seus planos de viagem.

# Conclusão e pedido de feedback Eu espero que esse pequena ferramenta te ajude a chegar na França, na Lua, em Andrômeda ou em direção a qualquer que seja o seu objetivo. Se essa ferramenta for útil para você, ou você remixar ela em algo novo, por favor me conte! Queremos saber mais sobre como os Mozillians planejam e executam suas ações e esperamos que essa ferramenta seja mais um dos recursos bacanas a sua disposição!